Método de Arquivamento

-Arquivamento: Lugar em que se guardam documentos ordenadamente de maneira que possam ser encontrados com facilidade.
-Documento: é tudo aquilo que funciona como comprovação de um fato. Qualquer escrito que possa esclarecer determinado fato ou objeto de valor documental, como construções, peças, papéis, filmes, fotografias, entre outros. Ou ainda algo que instrua, prove ou comprove cientificamente alguns acontecimentos.
-Documentação: é o conjunto de métodos que tem como objetivo a produção, sistematização, a distribuição e a utilização de documentos.
-Arquivo: é o conjunto, rigorosamente organizado, de documentos e informações, produzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou ainda por pessoas.

O arquivo escolar deve estar permanentemente em condições de fácil acesso e pronta consulta pela própria administração escolar e pelos agentes de inspeção do Poder Público. Observam-se duas formas de organização do Arquivo Escolar:

• Arquivo Ativo: são os arquivos onde estão acondicionadas as pastas dos alunos do ano letivo, utilizadas com frequência.
• Arquivo Inativo: Inativos são os arquivos onde estão acondicionadas as pastas de alunos transferidos ou concluintes utilizadas com pouca frequência.
  

Um arquivo bem organizado deve permitir, quando necessário, que outro auxiliar da secretaria o consulte facilmente. Para isso, deverá estar em ordem alfabética por curso e turma.

No arquivo ativo deve conter a pasta individual do aluno, com a documentação completa alfa/numericamente identificadas. Ser acondiciona em caixas box identificadas por turma dentro de gavetas de aço também identificadas quanto as turmas que compõe aquela gaveta.
O arquivo inativo contem todos os documentos indicados no arquivo ativo relativos aos anos anteriores dos alunos. As pastas devem ser acondicionadas por ordem numérica dentro de caixas box em gavetas de arquivos de aço. cada gaveta deve ser devidamente identificada numericamente. O ideal é que fique em uma sala anexo à secretaria. Deve haver um programa desenvolvido especificamente para cadastrar essas pastas, onde a consulta será pelo nome do aluno, identificando assim, o número da pasta que seria do 01 até infinito. Devemos ter também uma via impressa, caso ocorra algum imprevisto no sistema.
Os arquivos deverão estar em lugar adequado que possua ventilação, garantindo desumidificação, filtragem e temperatura adequada, pois a poluição traz a degradação dos documentos. O mobiliário deve ser ideal para os formatos e gêneros dos documentos produzidos, economizando espaço, permitindo a arrumação racional dos documentos com a capacidade de expansão, seguro e resistente. A limpeza da sala deverá ser com pano úmido, com produto neutro e inodoro. Necessitamos ter a preocupação de zelar sempre pela organização do arquivo, após a consulta, o documento deve regressar ao local onde se encontrava com muito cuidado para que as pastas não sejam trocadas de lugar. Os disquetes, Pen-drive, CD-ROM e outras formas eletrônicas de arquivamento, devem ser armazenadas em duas vias , sendo uma para uso corrente da instituição e a outra guardada como cópia de segurança em lugar protegido, a critério da escola.

LEMBRE-SE:
A localização imediata dos documentos, depende, em grande parte, da precisão e cuidado com que são arquivados. Um documento mal arrumado pode ser um documento perdido.